バーチャルオフィスは、低コストでビジネスを行える画期的なサービスです。
しかしバーチャルオフィスの利用が周囲に知られてしまうことへの不安を感じている方は少なくありません。
この記事では、バーチャルオフィス利用時の一般的な懸念から、バレるリスクとその回避方法まで総合的に解説。
本記事を読めばリスクを回避し、バーチャルオフィスを安心して活用できるようになるでしょう。
ぜひ最後まで御覧ください。
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスは、「オフィスの新しい形」として非常に注目されているサービスです。
物理的なオフィスを持たずに、郵便物の受け取りや電話応対といったオフィス機能に特化したサービスを受けることができます。
特に起業家やフリーランス、小規模事業主にとっては非常に助かるサービスと言えるでしょう。
バーチャルオフィスの利便性とは
バーチャルオフィスの最大の利点は、コストを圧縮できる点です。
例えば、東京の一等地に「オフィスがある」というステータスを持ちながら、実際に高額な敷金・礼金だけでなく賃料を支払う必要がないため、初期費用やランニングコストを大幅に削減できます。
さらに、郵便物の受け取りや転送サービス、電話応対などの業務をアウトソースできるのです。
このため、時間や労力を節約し、本業に集中することが可能になります。
これらの利点は、特に資金面や人員面で制約があるスタートアップ企業や個人事業主にとって、非常に魅力的です。
バーチャルオフィスを利用する時の不安材料とは
バーチャルオフィスは非常にメリットが多いサービスですが、不安材料がないわけでは有りません。
特に「バーチャルオフィスだとバレたらどうしよう」という心配をされている方も多いのではないでしょうか。
この心配は、事業の信頼性を疑われてしまうということに尽きるでしょう。
たとえば、クライアントがオフィスを訪れようとしたとき、実際にはバーチャルオフィスだったことがバレてしまう可能性があります。
また、複数の企業が同じ住所を使用していることが明らかになれば、その住所がバーチャルオフィスではないかと思われてしまうことも。
このような場合は、企業のイメージに悪影響を及ぼすことも考えられるため、バーチャルオフィスの利用者はこれらのリスクを認識し、適切な対応策を講じる必要があります。
バーチャルオフィス利用がバレるリスク
バーチャルオフィスは、低コストでオフィス関連の機能を利用できるサービスですが、その利用がバレるとさまざまなトラブルを招く可能性があります。
特に、顧客や取引先に対する信頼性が問われる場面では、これらのリスクを適切に管理すること重要です。
ここからは具体的に、関係者になぜバレてしまうのかについて解説していきます。
顧客や取引先になぜバレる？
バーチャルオフィスの利用が顧客や取引先に明らかになると、企業の信頼性や事業の実体に対する疑問を持たれることがあります。
主にバレてしまうパターンは以下の２つです。
- オフィスの住所を検索されたとき
- オフィスに訪問されたとき
オフィスの住所で検索した場合
バーチャルオフィスの住所をインターネットで検索すると、同じ住所を使用している複数の事業が表示されることがあります。
このような状況は、バーチャルオフィスに限らず、レンタルオフィスやシェアオフィスでも見られますが、顧客や取引先によっては、多くの異なる事業が同じ住所を共有していることを理解せず、その企業のビジネス規模や信頼性を疑われてしまうことがあるでしょう。
これは特に、ビジネス街の一等地の住所を利用している場合に顕著です。
「住所から信頼できる企業だと思ったのに・・・」
と思われてしまうことも少なくないのです。
直接バーチャルオフィスへ訪ねて来られた場合
一部のクライアントや取引先は、直接ビジネスの場を訪問することを好みます。
「ちょっと近くまで来たので、ご挨拶に伺いました」と来訪されるのはよくあるパターンではないでしょうか。
もし挨拶のためにバーチャルオフィスの住所に訪れたとき、物理的なオフィスが存在しないことで、バーチャルオフィスの利用がバレてしまうのです。
このような事態は、特に対面でのコミュニケーションを重視する業界で問題となりやすいでしょう。
金融機関や公的機関にバレるリスク
バーチャルオフィスを利用しているという事実が金融機関や公的機関にバレてしまうことは、ビジネスを運営していく上での不安材料になりかねません。
特に新しく事業を立ち上げる際や、事業拡大のための資金調達を考えている場合を考えてみましょう。
最初から伝えておくのと、バーチャルオフィスであることを隠していてバレてしまうのでは、相手に与える印象がぜんぜん違うのではないでしょうか。
バーチャルオフィスの利用がバレてしまうと、資金調達や補助金の申請に影響が無いとは言い切れない状況になるでしょう。
法人口座の開設や融資に関する懸念
法人口座の開設や資金融資の申請時に、バーチャルオフィスの住所を使用していることが金融機関に知られると、審査の際にあまりいい影響を与えない場合があります。
金融機関はオフィスの存在を事業の安定性の指標と見なすことがあり、バーチャルオフィスの使用は企業の信頼性や持続可能性を疑われてしまうかもしれません。
しかし、事業計画の質や事業主の信用度、過去の実績などをしっかりとアピールすることで、これらの懸念を払拭することが可能です。
具体的な事業計画とともに、オフィスがなくても事業を運営できる理由や、過去に達成した成果を明確に伝えることが重要となります。
許認可が必要な場合の問題
一部のビジネスでは、国や地方自治体から特定の許認可を受ける必要があります。
この際、バーチャルオフィスの住所を使用していることが明らかになると、許認可が下りにくくなる可能性があります。
とくに、公的機関は物理的なオフィスの存在を要求することが一般的であり、バーチャルオフィスの住所では要件を満たさない場合があります。
しかし、実際にはバーチャルオフィスをビジネスの登記住所として利用している場合でも、必要な書類を適切に準備し、事業の性質や運営方法を正確に説明することで、許認可を獲得する道は残されています。
許認可を必要とする事業を行う場合は、あらかじめ関係機関に相談し、具体的なガイドラインを確認しておくことが肝心です。
ただし、バーチャルオフィスではそもそも許認可が降りない場合もあるので注意が必要です。
なぜ許認可が降りないか、降りない業種はどのようなものなのかは、バーチャルオフィスが違法って本当？怪しくない？法律も交えて解説で詳しく解説しています。
気になる方が是非チェックしてみてください。
勤務先や家族になぜバレる？
クライアントや金融機関だけでなく、勤務先や家族にもバーチャルオフィスを利用しているのをバレたくないという方は多いのではないでしょうか。
バーチャルオフィスは副業をされている方にも多く利用されているのが原因の一つです。
ではなぜバーチャルオフィスを利用しているのがバレてしまうのでしょうか。
主な原因のである、
- 住民税の納付
- ネットの情報
上記について詳しく見ていきましょう。
住民税の納付でバレることが多い
バーチャルオフィスを利用していると、副業からの収入が増えたことを示す住民税の通知が、本業の勤務先に届くことがあります。
通常、住民税の通知は年間で最も多く給与を支払っている会社に送られるため、副業から得た収入が原因で住民税が上がれば、勤務先に副業がバレるリスクが高まります。
副業を隠している場合、特に企業によっては副業が禁じられていることもあり、このような状況は極力避けたいものです。
そのため、住民税を自分で直接納付することを選択し、勤務先に通知が行かないようにすることが一つの解決策です。
ネットに公開している情報からバレることも
バーチャルオフィスを利用していることは、インターネット上の公開情報からも推測されることがあります。
自身が経営するHPやSNSで、バーチャルオフィスの住所を使用している場合、これを見た知人や家族によって副業が発覚することもあります。
特に、自宅住所をビジネス関連の住所として使用していない場合、バーチャルオフィスの住所が公開されていれば、その点が疑問視されるかもしれません。
このリスクを最小限に抑えるためには、オンラインでのプライバシー管理に注意し、必要であれば住所公開自体を再考慮したほうが良いでしょう。
バーチャルオフィスバレのリスクへの対処法
バーチャルオフィスバレが起きてしまった場合はどうなってしまうのでしょうか。
実は「意外と大丈夫だった」という声をよく聞きます。
一見すると信頼を失いそうな隠し事ですが、なぜ大丈夫だったのでしょうか。
その秘密は、「事前の対処法」です。
顧客や取引先への対処法
バーチャルオフィスバレは、クライアントの信頼性の失墜などのリスクをはらんでいます。
しかし、これを未然に防ぐためには、事前に「バーチャルオフィスを利用している」と伝えてしまうのが最善の対策です。
バーチャルオフィスと聞くと怪しい印象を受ける方もいらっしゃいますが、現在では一般化しているサービスなので怪しい印象を受けることも少なくなっているからです。
隠してバーチャルオフィスを利用して、後になってバレた時の信頼失墜を防げるでしょう。
事前に正直に伝えよう
顧客や取引先へバーチャルオフィスを利用している旨の事前の説明は、バーチャルオフィスの利用目的やビジネスの実態を理解してもらう良い機会です。
例えば、コスト削減や効率化を目指していること、物理的なオフィスが現在のビジネスモデルには不要であることなど、バーチャルオフィスを選んだ合理的な理由を伝えましょう。
この正直なコミュニケーションは、信頼関係の構築に大きく寄与します。
訪問を想定した対処方法
顧客や取引先が訪問を希望する場合、バーチャルオフィスの契約には訪問を受け入れるためのオプションがあることもあります。
事前に訪問可能なスペースを用意することが可能なバーチャルオフィスを選択するか、あるいは会議室をレンタルできるサービスを利用して、対面での打ち合わせができる環境を整えましょう。
これにより、バーチャルオフィスでも十分にビジネス運営が可能であることをアピールできます。
金融機関や公的機関への対処法
金融機関や公的機関には、必ずバーチャルオフィスを利用している旨を伝えたほうがよいでしょう。
なぜなら、金融機関や公的機関は信頼関係が一番重要になるからです。
もし隠し事をしているようならば、融資や認可がそもそも降りないということにもなるでしょう。
隠さず正直に伝えよう
金融機関や公的機関とのやり取りにおいては、バーチャルオフィスの利用を隠さずに正直に伝えることが重要です。
特に、法人口座の開設や融資の申請、公的な許認可の取得などの際には、バーチャルオフィスを利用している事実を明確に伝えるべきです。
隠すことで後から問題が発生するよりも、初めから透明性を持って対応することで、信頼関係を損なうことなく、必要なサービスを利用することができます。
また、バーチャルオフィスを利用している理由や、ビジネスの性質、実際に業務を行っている場所などを具体的に説明するのがおすすめ。
しかし、バーチャルオフィスを利用しているので法人口座を作りにくいとお考えの方もいらっしゃるかもしれません。
そんなときは「GMOオフィスサポート」のバーチャルオフィスがおすすめ。
「GMOあおぞらネット銀行」と提携しているためにスムーズに法人口座が作れるからです。
またGMOバーチャルオフィスはコスパに優れたバーチャルオフィスです。
詳しくはGMOオフィスサポートの口コミから判明！オトクな料金プランやメリットを5分で解説【月額660円の料金プランも紹介！】で解説しています。
気になる方は是非チェックしてみてください。
許認可に関する具体的なアプローチ
事業を行う上で必要な許認可を取得する際には、バーチャルオフィスの住所が問題となる場合があります。
公的機関によっては、バーチャルオフィスの住所では許認可を出すことが難しいと判断されることもあるため、事前に関連する規制や条件を確認しておくことが重要です。
必要に応じて、許認可を取得するために実際のオフィススペースを確保する、または自宅を事業所として登録するなどの対応が求められる場合があります。
このような状況に備えて、計画的に対処することが不可欠です。
また、許認可を得る過程で必要とされる書類や手続きについても、予め詳細を把握し、準備しておきましょう。
勤務先や家族への対処法
勤務先には副業をしていることは、できる限りバレたくないですよね。
そのような場合の対処法と、家族にしっかり説明することはバーチャルオフィスを利用する際に非常に大事なこととなります。
住民税の対処法とプライバシーの保護
勤務先に副業がバレたくない場合は、確定申告時に住民税を特別納税から普通納税に切り替えましょう。
一般的には特別納税のままになっているため、副業で収入が増えてしまった場合、住民税の計算でバレてしまうのです。
この問題を避けるためには、住民税を「普通徴収」方式で自分で管理することが有効です。
普通徴収では、税金を直接自治体に納付するため、勤務先を通じて副業の存在が明らかになることはありません。
この方法をとれば、まず副業を行っていることがバレる心配はないでしょう。
家族への説明と理解の獲得
副業を行うことは、家族との信頼関係にも影響を及ぼすことがあります。
家族との時間がとれないなど、副業で収入を得ることのメリットを上回るデメリットが発生しかねないからです。
そこで大切なのは、副業を始める前に家族に対して正直に話し、理解と支持を得ることです。
副業が家族の生活や将来にどのような利点をもたらすのかを説明し、家族が不安に思う点について話し合いましょう。
家族の理解と支持が得られれば、バーチャルオフィスを利用することに関するストレスを大幅に減らすことができます。
バーチャルオフィスのバレ対策をしている方々の口コミ
実際バーチャルオフィスのバレ対策を行っている方は、数多くいらっしゃいます。
実際はどのようなものなのかを紹介していきましょう。
副業が会社にバレるケース
— サトル@金融×投資せどり×ジャンク (@satoru_investor) February 13, 2020
①住民税の通知
②口を滑らせる
③実名検索される
割と対策してなくてヤバいのは③
Amazon出品者は特商法の表記をしてますが、実名検索されると出品ページが出ちゃいます😂
回避策は以下
✅住所はバーチャルオフィス
✅氏名に平仮名を混ぜる
平仮名混ぜはグレーだけど😅
「自宅だと住所がバレる…」という人は、バーチャルオフィスを契約すれば、住所を貸してもらえます。
— ヨシ＠ココナラ16万円、開始60日でマネタイズ (@yoshilog11) July 8, 2019
電話の取り次ぎや、郵便物の転送もしてくれます。
これで十分でしょ？
あと、コワーキングスペースもありますが、
わざわざオフィスまで通勤する時間を考えれば、
家で仕事した方がいいですよね
実際企業されている方や、個人事業主の方はバーチャルオフィスをうまく使われていますね！
まとめ
バーチャルオフィスの利用がなぜバレてしまうかについて解説しました。
バーチャルオフィスはうまく使えば、ビジネスをうまく進めることができるサービス。
しかし、隠して使うのはあまりよいとは言えないでしょう。
昔よりもずいぶんクリーンな印象になってきたサービスなので、積極的に使っていると開示したいですね。
当サイトでは、様々な観点からおすすめのバーチャルオフィスをご紹介。
副業が初めての方でもピッタリのバーチャルオフィスがきっと見つかるはずです。
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