【電話代行】バーチャルオフィスとの相性抜群！電話は任せちゃおう

最近では、メールやチャットツールなど様々なコミュニケーションツールが導入されています。

しかし電話は連絡ツールとしては、かなり重要な役割を未だに果たし続けています。

ただし、電話はそれなりに時間を取られてしまうのは事実。

そこで電話応対のプロに、会社の窓口対応を行ってもらう「電話代行」サービスに注目が集まっています。

またバーチャルオフィスと、電話代行サービスは非常に相性が良いため、バーチャルオフィスの運営会社からも電話代行サービスが提供されているのです。

本記事では、バーチャルオフィスと電話代行サービスの関係について詳しく解説していきます。

本記事を読めば、電話代行サービスを導入するか迷っている方も、すっきり迷いが解消できるでしょう。

ぜひ最後までご覧ください。

バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスとは「新しいオフィスの形」として注目されているサービスです。

個人の働き方が変わるにつれて、利用される方が増えてきました。

しかし、まだバーチャルオフィスについて聞き馴染みが無いという方も少なくありません。

そこで、まずはバーチャルオフィスの基本的なことについて確認していきましょう。

バーチャルオフィスの概念

バーチャルオフィスとは、住所や電話番号などのオフィス機能を、実際にオフィスを借りることなく利用できるサービスです。

バーチャルオフィスは具体的にどのような働きがあるのか、サービスができた経緯などをご紹介します。

バーチャルオフィスの役割

バーチャルオフィスの役割は、大きく分けて以下の2つに分けられます。

バーチャルオフィスはあくまでも住所を貸し出すサービスであるため、実際にオフィスを借りることはありません。

Web上に公開する住所であったり、名刺に記載できるので利用される方がいらっしゃいます。

また法人登記にもバーチャルオフィスは合法的に利用できるため、住所を貸し出すというサービスは思ったよりもニーズがあるのです。

また住所貸しに加えて、電話番号や会議室などのサービスを提供しているため、より幅広いビジネスニーズに対応することが大きな役割です。

バーチャルオフィスの歴史

バーチャルオフィスの原型は、アメリカで誕生したと言われています。

1970年代後半、アメリカのニューヨークで、住所や電話番号を貸し出すサービスを提供する会社が設立されました。

これが、バーチャルオフィスの始まりです。

その後、1980年代には、アメリカの各地にバーチャルオフィスの会社が設立され、徐々に普及していきました。

日本では、1990年代後半に、バーチャルオフィスの提供が開始されます。

急速にバーチャルオフィスが発達するきっかけとなったのはリモートワークです。

伝統的なオフィスへの依存度が低下した結果、バーチャルオフィスが広まったと言われています。

バーチャルオフィスの利点

バーチャルオフィスには多数の利点がありますが、主な２点を詳しく紹介していきます。

 コスト削減の実現

バーチャルオフィスは、賃貸料や光熱費などのオフィスのコストを削減することができます。

具体的に削減できるコストをまとめてみました。

バーチャルオフィスでは、上記のコストをバーチャルオフィスの事業者に委託するため、自社でオフィスを借りる場合に比べて、大幅なコスト削減を実現できます。

月額1,000円程度でオフィス機能を維持できるので、企業にとっては非常にメリットが大きいと言えるでしょう。

多様な働き方のサポート

バーチャルオフィスは、多様な働き方をサポートします

バーチャルオフィスが提供するのは、拠点としての住所だけです。

働く方はワークスペースを自由に選択できるため、自宅やカフェなど、好きな場所で働くことができます。

また、会議室やコワーキングスペースなどのサービスを利用することで、オフィスに代わるワークスペースを確保することもできます。

通勤時間を圧倒的に短縮できるので、プライベートを重視する方には非常にメリットがあるのです。

バーチャルオフィスと同じように、コワーキングスペースやレンタルオフィスも人気があります。

コワーキングスペースについては【コワーキングスペース】バーチャルオフィスを含めた選び方はこれ！、レンタルオフィスについてはバーチャルオフィスとレンタルオフィスどっちがいい？最適解を紹介！で詳しく解説しています。

ぜひ参考にしてください。

電話代行サービスの役割

電話代行サービスはどのようなものなのでしょうか。

電話代行サービスの基本や、なぜ電話代行サービスが求められているかを解説していきます。

電話代行サービスの基本

電話代行サービスとは、企業や個人の電話対応を代行するサービスです。

企業や個人が不在時や業務に集中している時でも、電話対応をしっかりと行うことで、顧客満足度の向上や業務効率の改善につながります。

電話代行サービスの仕組み

電話代行サービスは、大きく分けて以下の2つの流れで提供されます。

企業や個人から電話が入った場合、電話代行サービスのオペレーターが指示通りの電話対応を行います。

電話対応の内容は、企業や個人のニーズに合わせてカスタマイズすることが可能です。

具体的には、以下の内容を代行することができます。

電話代行サービスによっては基本的なこと、例えば「担当者が不在なので折返し連絡を入れる」サービスを行っているところも多いです。

オプションとして、予約の受付、クレーム対応などを行ってくれるサービスを提供している場合もあります。

なぜ電話代行サービスが必要か

電話代行サービスを利用しようか迷っている方は、「電話ぐらい誰でもとれるのでは」とお考えになられているのではないでしょうか。

しかし、電話代行サービスはサービスに支払った対価以上のものを得ることができる可能性を秘めているのです。

詳しく確認していきましょう。

プロフェッショナルな対応の重要性

電話対応は、企業や個人の印象を左右する重要な要素です。

プロフェッショナルな対応を行うことで、顧客の信頼を獲得し、顧客満足度の向上につながります。

しかし、企業や個人が自ら電話対応を行う場合、以下のような課題が生じる可能性があります。

電話代行サービスのオペレーターは、ベテランのプロがサービスを提供していることが多いです。

顧客対応のスキルが身についている従業員を雇う、また教育コストを掛けることを考えると、サービスを利用したほうがトータルのコストはかなり圧縮できるに違いありません。

電話代行サービスを導入することで、プロの対応を手に入れ、ご自身の業務に集中することができるのです。

カスタマーサービスの向上

電話代行サービスは、企業や個人のカスタマーサービスを向上させるのに役立ちます。

24時間365日対応が可能であるため、顧客からの問い合わせや要望に迅速に対応することができるからです。

顧客も迅速に対応してくれる企業に対しては、好印象を持つのではないでしょうか。

電話代行サービスを導入することで、顧客からの問い合わせや要望に迅速かつ丁寧に対応できるようになり、カスタマーサービスの向上につながります。

選ぶべきバーチャルオフィスと電話代行サービス

バーチャルオフィスと電話代行サービスは、それぞれに特徴やメリットがあります。そのため、自社のニーズに合ったサービスを選ぶことが重要です。

いきなりバーチャルオフィスを選ぶよりも、まずは自社の抱える課題を深掘りしたほうが無駄なコストを支払わずにすみます。

自社の問題点が把握でき、バーチャルオフィスと電話代行サービスを選ぶ際には、以下の評価基準を参考にしましょう。

評価基準

選ぶ際に主な物差しとなる評価基準は以下の2点です。

詳しく確認していきましょう。

サービスの種類と質

バーチャルオフィスと電話代行サービスは、それぞれに提供しているサービス内容が異なります。

そのため、自社に必要なサービスを提供しているかどうかを確認しましょう。

バーチャルオフィスの場合、以下のサービス内容を確認しましょう。

運営会社によっては、住所によって月額料金が違う場合などもあります。

また郵便物の転送もカスタマイズができるかなども合わせて確認しましょう。

電話代行サービスの場合、以下のサービス内容の確認が必要です。

また、サービス内容だけでなく、サービスの質も確認しましょう。

オペレーターの対応スキルや、サービス品質に関する口コミなどを参考にするとよいでしょう。

コストパフォーマンス

バーチャルオフィスと電話代行サービスは、料金体系が異なります。

そのため、自社の予算に合ったサービスを選ぶことが重要です。

バーチャルオフィスの場合、以下の料金体系を確認しましょう。

電話代行サービスの場合、以下の料金体系を確認しましょう。

電話内容をLINEやChatWorkなどで連絡してくれるサービスもあるため、チェックしましょう。

おすすめのバーチャルオフィス・電話代行サービス

ここからは、バーチャルオフィスと電話代行サービスの組み合わせでおすすめ、または電話代行サービスだけでおすすめできるサービスをご紹介します。

レゾナンス

コスパのよいサービスとして人気のバーチャルオフィスである、レゾナンス。

関東の首都圏エリアの住所を利用できます。

住所だけの利用の場合は、月額990円〜と破格の利用料。

そんなレゾナンスが提供する電話代行サービスは、バーチャルオフィスの基本的な機能を含めて5,390円〜。

顧客からの問い合わせに、専用オペレーターが指定された会社名や屋号で対応します。

プロの対応を求めたい、また忙しくて電話対応ができないという方にはとてもおすすめのバーチャルオフィスです。

Karigo

Karigoは全国展開しているバーチャルオフィス。

電話代行サービスだけでなく、起業時に手厚いサポートを受けられると人気のあるバーチャルオフィスです。

電話代行サービスに関しては、専用の電話番号を借りられ、着信があった通話に対応してくれます。

対応した内容をメールで通知してくれるので安心です。

Karigoの電話代行サービスを含むプランは「オレンジプラン」。

月額10,400円〜利用できます。

ワンストップビジネスセンター

ワンストップビジネスセンターは、老舗のバーチャルオフィス。

入会審査をしっかりと行っており、企業としての信用度が高いのが特徴です。

格安のバーチャルオフィスとは違いますが、サービスの質が高いので、ユーザーの好印象に繋がっています。

ワンストップビジネスセンターの提供している電話代行サービスは、月額16,280円〜。

ワンコール220円の費用が別途かかりますが、電話からのビジネスチャンスを逃しません。

秘書センター株式会社

夜間の電話代行サービスをご希望の方は、別途専門の電話サービスを申し込むのはいかがでしょうか。

バーチャルオフィスに付帯するサービスは９：00〜18：00までの対応がメインです。

電話代行サービスの専門業者である「秘書センター株式会社」は平日18：00〜翌朝9：00までの対応が可能です。

月額費用は30,000円ですが、人を雇うよりも圧倒的に低コストで電話業務を任せることができますよ。

まとめ

バーチャルオフィスと、電話代行サービスの関係についてまとめてみました。

意外と手間が取られてしまうのが、電話対応業務。

特に通販などでは、問い合わせに忙殺されてしまうことが多いのです。

そのため、プロに電話対応をお願いするのは、業務効率を見直す上でも非常に重要なことと言えるでしょう。

通販をされる方にはバーチャルオフィスがおすすめ。

すなわち、バーチャルオフィスと電話代行サービスは非常に相性が良いことがわかりました。

本サイトでは様々な観点からバーチャルオフィスを紹介しています。

その他のおすすめのバーチャルオフィスは【2023年最新版】バーチャルオフィスおすすめ10選を厳選した20社から紹介！の記事で紹介しています。

バーチャルオフィスと電話代行サービスに関するQ＆A