【開業サポート】バーチャルオフィスでらくらく開業する秘密とは？

バーチャルオフィスを利用して開業しようとする方が増えています。

副業が上手くいき、個人事業主から法人に切り替えようとする方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ただ、開業の手続きは複雑で大変と感じる方も少なくありません。

そこで本記事では、バーチャルオフィスの開業サポートに焦点を当てて解説いたします。

本記事を読めば、バーチャルオフィスを利用したときにどのような開業サポートが受けられるかの理解が進むでしょう。

バーチャルオフィスが気になるという方は、ぜひ最後までご覧ください。

バーチャルオフィスとは？メリット・デメリット両面あります

バーチャルオフィスとは、事業用の住所を利用できるサービスです。

最近の副業ブームにより、事業用の住所のニーズが増えています。

事業用の住所を用意するには、

という手法がありますが、まだ事業が小さいうちは、コストとプライバシーの問題からおすすめできるものではありません。

オフィスはコストがかかりすぎるし、自宅の住所はイタズラなどのプライバシー上の問題を抱えてしまうからです。

コストとプライバシーの問題を解決したサービスが「バーチャルオフィス」。

バーチャルオフィスには優れたメリットがありますが、デメリットもあります。

メリット・デメリット両面を確認していきましょう。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスのメリットは以下の通り。

詳しく解説していきます。

低コスト

バーチャルオフィスは、通常のオフィスと比べてお金があまりかかりません。

通常のオフィスだと家賃や電気・水道などの料金、オフィスのメンテナンス費用が毎月固定でかかりますが、バーチャルオフィスならこれらの費用が必要ないからです。

たとえば、東京の中心部にオフィスを持つと家賃だけで毎月数百万円かかるかもしれませんが、バーチャルオフィスなら非常に低価格でビジネス用の住所を利用可能です。

バーチャルオフィスは、低コストでビジネスを始める良い手段の一つですね。

ブランドイメージの向上

バーチャルオフィスは、ビジネスのブランドイメージ向上も大きな利点です。

バーチャルオフィスは基本的にはビジネス街の一等地にあり、その住所を利用することで信頼性をアピールできるからです。

たとえば、渋谷や新宿などのビジネスエリアに企業の住所を設定することで、顧客や取引先に良い印象を与えられるでしょう。

ブランドイメージの向上は、バーチャルオフィスを利用する理由の一つとなりそうですね。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスは多くの利点を提供しますが、一方でいくつかのデメリットもあります。

特に物理的なスペースの無いのと人との交流の限定が大きなデメリットです。

物理的なスペースの欠如

バーチャルオフィスは物理的なオフィススペースを提供しないため、自分のデスクや会議室を持つことはできません。

これは、クライアントとの対面ミーティングやチームでの共同作業が頻繁に必要なビジネスにとってはデメリットでしょう。

しかし、バーチャルオフィスの中には、追加料金を支払うことで会議室を利用できるオプションを提供していることがあります。

人との交流が限られる

バーチャルオフィスはリモートワークを前提としているため、同僚やクライアントとの直接的な人間関係が築きにくくなる可能性があります。

これは特に新しい関係を作ることが重要なビジネスにとっては、デメリットとなるかもしれません。

しかし、オンラインでのミーティングやコミュニケーションツールの活用で、これをある程度補うことはできるかもしれません。

バーチャルオフィスのサービス内容

バーチャルオフィスは事業用の住所の提供がメインのサービスですが、それだけではオフィスとしての補完はできません。

オフィスの代わりになるためには、どのようなサービスが必要なのでしょうか。

バーチャルオフィスのサービス内容とは

バーチャルオフィスのサービス内容は以下の通り。

住所提供サービス

バーチャルオフィスの住所提供サービスは、バーチャルオフィスの基本的なサービスです。

自宅の住所を公開することなく、ビジネス用の住所を利用できます。

これは、プライバシーを保護しながらビジネスを運営する上で重要です。

たとえば、バーチャルオフィスの住所提供サービスを利用することで、名刺やホームページに印象の良い住所を表示することができます。

住所提供サービスは、ビジネスの信頼性高める助けとなるでしょう。

電話対応サービス

バーチャルオフィスの電話対応サービスは、忙しい個人事業主やスタートアップにとって大助かりです。

このサービスを利用することで、重要な電話を逃さず、かつ、自分で電話対応する時間を節約することができます。

たとえば、バーチャルオフィスの電話対応サービスにより、専門の受付スタッフがあなたの代わりに電話を受け、必要なメッセージを控えてくれるのです。

電話対応サービスは、ビジネスオーナーが他の重要なタスクに集中できるようにするため、非常に便利なサービスです。

郵便・宅配受取サービス

バーチャルオフィスでは、郵便や宅配物を自宅に転送するサービスがあります。

週一回や月一回など、ご自身の状況に合わせた転送頻度を設定可能です。

郵便・宅配受取りサービスには注意点が2点あります。

• 転送頻度を上げると、コストが高くなる
• 郵便物・宅配受取りサービスの荷物の中にはバーチャルオフィスでは受け取れないものもある

郵便物に関しては以下の記事に詳しくまとめています。

ぜひ参考にしてください。

【郵便物】バーチャルオフィスで事務作業が激減！トラブル事例も解説

会議室利用

バーチャルオフィスには、必要に応じて会議室を利用できるオプションがあります。

これにより、重要な会議やクライアントとの面談を良い環境で行うことができるのです。

たとえば、予約システムを通じて会議室を簡単に予約し、プロジェクターやホワイトボードなどの設備を利用することができます。

会議室利用は、バーチャルオフィスを物理的なオフィスの機能と組み合わせて利用する良い方法です。

バーチャルオフィス運営会社の開業サポート

バーチャルオフィスは事業の継続性をサポートしてくれるだけでは有りません。

最も大事な開業時のサポートを提供しているバーチャルオフィスもあるのです。

具体的なサービス内容は以下の通り。

法律・会計アドバイス

法人化するに当たって、税務上の申告、法律面での心配があるという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

税務上の申告は税理士、法律面では弁護士や行政書士などに相談しますが、ご自身の目線で相談に乗ってくれる専門家を探すのは難しいかもしれません。

そのような場合は、バーチャルオフィスの運営会社から紹介してもらうのはいかがでしょうか。

たとえば「ワンストップビジネスセンター」では困っている士業のヒアリングから始まり、マッチングを行ってくれるサービスを展開しています。

親身になって相談に乗ってくれる専門家の知り合いがいない場合は、非常に役に立つサービスと言えるでしょう。

異業種交流会

バーチャルオフィスの中には、異業種交流会を開催している運営会社もあります。

バーチャルオフィスは物理的なスペースに足を運ぶ必要が無いため、他業種との関係が薄くなりがちです。

ネットだけの関係では「限定された情報しかご自身のビジネスに取り入れられない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ご自身で異業種交流会を探すのも良いですが、バーチャルオフィスを利用しているという共通の話題があるため、比較的スムーズには話もすすむでしょう。

異業種交流会を活発に行なっているのは「アントレセミナー」。

夜の時間帯では参加しにくいという方でも参加できるように、お昼の時間に交流会を設けています。

またオンラインで起業や補助金の説明会もさかんに行われているので、参加してみてはいかがでしょうか。

法人口座の開設サポート

「バーチャルオフィスは法人口座を作りにくい」と聞かれたことはありませんか。

犯罪収益移転防止法という法律により、法人口座を開設する際、厳格に審査されます。

以前、バーチャルオフィスを悪用し、法人口座を作成したケースがありました。

そのため「バーチャルオフィスでの法人口座は認めない」という銀行もあります。

そんな中で、銀行を紹介してくれるサービスがあります。

代表的なバーチャルオフィスが「レゾナンス」。

レゾナンスはメガバンクの一つである、みずほ銀行も紹介してくれるのです。

メガバンクの法人口座をもっていると「この会社は信用度があるのだな」とクライアントにも信頼されるでしょう。

まだ法人口座を作っていないという方は、法人口座の開設サポートを受けてはいかがでしょうか。

事業創出プログラム

バーチャルオフィスの中には、事業創出を支援してくれるものもあります。

「事業に対するアイデアはあるけど、なにから手をつけていいかわからない」という方はいらっしゃいませんか。

また「事業計画書の作成方法がわからない」という方もいらっしゃるでしょう。

事業立ち上げのプロ、事業成功まで伴走してくれたら心強いですよね。

そんなサービスを展開しているのが「Karigo」。

Karigoは事業の立ち上げを支援してくれます。

周りに事業の相談をできない、できる環境にない方はKarigoのサービスを利用するのはいかがでしょうか。

バーチャルオフィスの費用と契約

バーチャルオフィスを決める上でも、費用を確認するのは非常に重要なことです。

また、契約期間や解約がスムーズにできるかも確認しておきましょう。

どれだけ吟味してバーチャルオフィスを契約しても、自身のビジネスに合わなくなる可能性も出てきます。

タイミングによっては、契約が更新されてしまい、必要のない期間のお金を払わなくてはいけないことも。

無駄なお金を支払うことが無いように、解約条件も確認する必要があるでしょう。

月額費用と初期費用

バーチャルオフィスで主にかかる金額は以下の通り。

内訳を詳しく見ていきましょう。

初期費用

バーチャルオフィスの利用を始める際には、初期費用を支払う必要があります。

初期費用は、登録料やセットアップ料として設定されており、バーチャルオフィスのサービスを利用開始するために必要とされます。

たとえば、登録料やセットアップ料として5,000円〜10,000円程度が一般的です。

初期費用はプロモーションにより割り引かれることもあります。

初期費用は一度だけの費用であり、サービス提供者によって異なるため、事前に確認しておくことが重要です。

月額費用

バーチャルオフィスの利用には月額費用が発生します。

月額費用は、バーチャルオフィスの基本的なサービスを利用するために必要とされる費用です。

たとえば、基本的なサービスプランで月額1,000円から10,000円程度が一般的です。

月額費用はサービスの内容や提供者によって異なるため、予算に合わせて適切なプランを選ぶことが重要です。

契約期間と解約条件

初期費用と月額費用が把握できたら、次に契約期間の吟味と解約条件を確認しましょう。

契約の更新と解約

バーチャルオフィスの契約期間は、サービス提供者との契約内容によって異なります。

一般的には月単位、または年単位での契約となり、長期契約することで月額費用が割引されることもあります。

たとえば、1年契約を選ぶことで、月額費用が1〜2ヶ月分割引されるプロモーションを提供しているバーチャルオフィスもあります。

契約期間は、ビジネスの計画とバーチャルオフィスのコストを考慮して慎重に選びましょう。

解約手続き

バーチャルオフィスの解約条件は、サービス提供者によって異なり、契約時に確認することが重要です。

解約条件を理解することで、未使用期間の料金返却や解約手数料に関する不明瞭な点を避けることができます。

たとえば、一部のバーチャルオフィスでは、解約通知を提出する際には事前に1ヶ月間の通知が必要であることがあります。

解約条件は契約前に確認し、将来的なトラブルを避けるようにしましょう。

バーチャルオフィス選びのポイント

バーチャルオフィスは開業サポートの有無だけで、選んではいけません。

選ぶポイントは以下の通り。

詳しく紹介していきます。

地域性

地域性は、バーチャルオフィスが提供する拠点の住所のことです。

例えば、「東京に進出したい」と考えているのに東京の拠点の住所がないバーチャルオフィスはそもそも選定の対象外でしょう。

また東京でも「渋谷」に拠点がほしいなど、特定の地域にこだわりたいという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ご自身のビジネスカラーにマッチした住所を提供してるバーチャルオフィスを選ぶのが、ビジネスの成功の近道と言えるでしょう。

アクセスの良さ

バーチャルオフィスにもアクセスの良さは非常に重要なポイントです。

アクセスの良さが重要なのは2点の理由からです。

1点目の理由は郵便物を取りに行けるから。

郵便物を即時転送してくれるサービスもありますが、どうしても急に手元に必要という場合もあるかもしれません。

その際にはアクセスの良い場所にバーチャルオフィスがあれば、郵便物を取りに行くことも可能でしょう。

2点目の理由は会議室を利用しやすくなるから。

現在はWebでミーティングなどを行う方もいらっしゃいますが、リアルな打ち合わせも増えてきています。

バーチャルオフィスの会議室を使えばリアルな打ち合わせも可能です。

しかし不便な場所に会議室があれば、ご自身の負担はもちろんクライアントにも負担がかかってしまうかもしれません。

バーチャルオフィスであってもアクセスの良さは、事業者選びの重要なポイントなのです。

サービスの内容

サービス内容は、バーチャルオフィス選びの中で最も重要でしょう。

例えば、会議室が使いたいのにバーチャルオフィスに併設されていないようであれば、その運営会社のサービスは選ぶべきではないでしょう。

また郵便物の転送のカスタマイズが必要なのに、できない場合も同様です。

ご自身のビジネスにマッチしたサービスを提供しているバーチャルオフィスを選ぶべきです。

コストパフォーマンスが見合っているか

バーチャルオフィスは低コストで利用できますが、コストの低さだけで選ぶべきではありません。

サービスの内容と、コストが見合っているかを十分に検討すべきでしょう。

月額料金だけ安くても、郵便物のやり取りが多く、高くついてしまったという事例もあります。

バーチャルオフィスの中でも高い部類に分類されるのは、1万円程度。

オフィスを借りるよりも十分安価に運用できます。

高い分類のバーチャルオフィスはやはり、サービスが行き届いているのです。

ご自身のビジネスにマッチしたサービスとコストを見極めることが大切です。

まとめ

バーチャルオフィスと開業サービスについて解説いたしました。

バーチャルオフィスを利用して開業される方が増えてきています。

そのノウハウを用いて、新しく開業する方のサポートするというのはバーチャルオフィスの利点のひとつではないでしょうか。

開業時にはとにかく不安定で、伴走してくれるようなサポーターがいると心強いですよね。

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バーチャルオフィスと開業サポートに関するQ＆A