バーチャルオフィスのメリットとは？使わないとむしろ損って本当？

バーチャルオフィスをご存知でしょうか。

物理的なオフィスを持たずにビジネスを開始できる、オフィスの新しい形態です。

初期費用を抑えることができ、一等地の住所を利用できるなど、多くのメリットがあります。

しかし、その全てのメリットを理解している人はまだ少ないかもしれません。

この記事では、バーチャルオフィスのメリットを詳しく解説し、どのような恩恵を受けることができるのかをお伝えします。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスは、物理的なオフィスを持たずにビジネスを運営するためのサービスです。

実際のオフィスを契約するときの初期費用や維持するにはコストがかかり、特に新規事業や小規模事業にとっては大きな負担になります。

一方バーチャルオフィスは、オフィスのレンタル費用や設備投資を抑えることが可能です。

基本的に実務は自宅のパソコンなどを使うため、新たな設備投資は必要ありません。

実務は自宅、バーチャルオフィスサービスで企業の事業所としての住所や、電話番号を利用します。

これにより、実際に物理的なオフィスを持たなくても、ビジネスを運営することが可能になるのです。

バーチャルオフィスは、物理的なオフィスの維持費用を削減し、ビジネスの運営を助ける有効な手段として注目されています。

特に初期投資を抑えたい新規事業や小規模事業にとって、バーチャルオフィスは大きく役立つと言えるでしょう。

バーチャルオフィスと他のオフィスとの違い

バーチャルオフィスと実際のオフィスは、どのような違いがあるのでしょうか。

一緒に確認していきましょう。

バーチャルオフィスとオフィスの違い

実際のオフィスというのは、イメージしやすいのではないでしょうか。

会社員でお勤めの方が、出社し、業務を行う場所として定義されています。

オフィスを構えるのは一番コストがかかりますが、会社の規模に一番マッチさせやすいのがオフィスです。

ある程度の人数が集まりながら仕事を進めていくには、オフィスを構えるのが良いでしょう。

一方バーチャルオフィスは、オフィスに必要な機能を抽出したもの。

オフィスがオフィス機能を持つには、住所や電話番号など様々なものが必要です。

バーチャルオフィスは物理的な場所以外の機能をもつ、新しいオフィスの形と言えるでしょう。

バーチャルオフィスとシェアオフィス

シェアオフィスとは、大きなオフィスを複数の企業で分け合って利用するオフィスの形状です。

シェアオフィスは古くから弁護士事務所など、士業が独立する際によく利用されていました。

シェアオフィスは実際のオフィスと違い、敷金なども必要ありませんし、内装を整えるための内装費も必要ありません。

つまり実際のオフィスを借りるよりもコストを抑えながら、利用できるのです。

バーチャルオフィスとシェアオフィスの違いは、シェアオフィスは個室のワーキングスペースがあるということ。

物理的なスペースを利用するため、バーチャルオフィスよりは利用料金が割高です。

バーチャルオフィスとコワーキングスペース

コワーキングスペースは、シェアオフィスと似たオフィスの形状です。

ただし、コワーキングスペースには個室のワーキングスペースは設置されておらず、様々な仕事を持った利用者が、同じ場所で作業を行います。

コワーキングスペースは異業種の方々との情報交換が可能で、新たなビジネスパートナーを見つけるチャンスがあるかもしれません。

コワーキングスペースは物理的なスペースの提供があるため、バーチャルオフィスよりは利用料は高く設定されています。

しかしシェアオフィスのような占有スペースはないため、シェアオフィスより幾分割安に利用できるように設定されています。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスの最大のメリットは、コストの削減です。

ランニングコストを削減できるのはもちろん、初期費用も大幅に削減できます。

バーチャルオフィスを利用すると、物理的なオフィスを設ける必要がありません。

そのため一般的にオフィスを構えるときに必要な敷金や礼金、内装工事費などの初期費用が必要ないのです。

また必要なものを必要なときだけ利用できるというのもメリットの一つ。

例えば、時々しか使わないFAXなどを用意すると費用が余計にかさんでしまいます。

物理的な物品を用意するのもコストがかかりますが、人的なコストも軽減することが可能です。

急な来客のための受付要員、外出中の入電に対する一次対応など、人材を配置するためのランニングコストまでも削減できます。

また企業のブランドイメージ向上もメリットです。

バーチャルオフィスは一般的に、都心の一等地の住所が利用可能です。

バーチャルオフィスを利用することで、設立したばかりの会社や売上規模が小さい会社でも、都心一等地の住所を名刺やホームページに記載できます。

これにより、企業の信頼性やブランドイメージを向上させることができるでしょう。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスのデメリットは、他の企業と住所が重複してしまうことです。

これはバーチャルオフィスの特性上、仕方のないことと言えます。

しかしバーチャルオフィスの利用者が何らかのトラブルを起こした場合、クライアントや顧客が混乱してしまう可能性もあります。

さらに、バーチャルオフィスでは、郵便物の受け取りと転送が行われますが、これには時間がかかる場合も。

郵便物の転送にはバーチャルオフィスのスタッフが郵便物を手作業で処理する必要があるため、郵便物が届くまでに遅延が生じる可能性があるのです。

バーチャルオフィスのサービスとは

バーチャルオフィスのサービスはコストを抑えて、住所を利用できるだけでは有りません。

その他のサービスについて確認していきましょう。

また全てのバーチャルオフィス事業者が同じサービスを展開しているわけでは有りません。

ご自身のビジネスに必要なサービスを選ぶ必要があります。

法人登記

物理的なオフィスがないバーチャルオフィスでも、法人登記は可能です。

法人登記とは企業が法的な存在として認識されるための重要な手続きであり、その適切な手続きと管理は企業の信頼性と透明性を保証するために不可欠です。

法人登記は、企業の設立、組織の変更、役員の変更、本店の移転など、企業の重要な変更を公に記録します。

また、法人登記は、企業の法的な権利と義務を確立するためにも必要です。

例えば、企業は、法人登記を通じて法人格を取得し、その結果、契約を締結したり、財産を所有したり、訴訟を起こしたりする能力を得ることができます。

あなたのビジネスが一般的な企業として認められるためにも、法人登記は必要なのです。

物理的なオフィスを構えなくても法人登記ができるバーチャルオフィスは、オフィスとして十分な機能を果たせると言えるでしょう。

ただし、法人登記を行うために、バーチャルオフィスの利用料を高く払わないといけない場合もあります。

ご自身のビジネスを法人登記する必要があるかは、十分に考慮する必要があるでしょう。

郵便転送

バーチャルオフィスの重要な機能の一つに郵便物の転送があります。

クライアントや取引先にバーチャルオフィスの住所を公開しているため、公開している住所に郵便物が届きます。

バーチャルオフィスが自宅から近い場合は、郵便物を取りに行くことも可能ですが、すべての利用者が同じ状況とも限りません。

そのため定期的に郵便物を転送して貰う必要があるのです。

郵便物の転送は、郵便物を取りに行く時間の短縮など様々なメリットがあります。

ただし、郵便物の転送頻度でバーチャルオフィスの利用料が変わったり、本人限定郵便は受領してもらえないなど、様々な制約が設けられています。

郵便物の転送方法や頻度、費用などはバーチャルオフィスによって異なるため、契約前にこれらの詳細を確認することが重要です。

会議室

バーチャルオフィスの中には、会議室を利用できるサービスもあります。

バーチャルオフィスを利用する方は、自宅を作業スペースとする方が多いです。

しかし対面で打ち合わせを行う際には、どうしてもスペースが必要になってしまいます。

バーチャルオフィスの会議室は、必要なときに必要なだけ利用することができるため、効率が良いのです。

通常のオフィススペースを借りる場合、使用しない時間でも賃料が発生しますが、バーチャルオフィスではそのような無駄がありません。

またバーチャルオフィスは都心の一等地に住所を構えていることが多いため、交通の便など利便性の高さも良いポイントです。

ハイクオリティなものを必要なときに、必要なだけ利用できるのはバーチャルオフィスのメリットの一つですね。

その他のサービス

バーチャルオフィスの中には、その運営会社独自のサービスを展開しているものもあります。どのようなものがあるか詳しく見ていきましょう。

銀行紹介

銀行紹介は、法人口座の開設実績がある銀行を紹介するパターンと、運営会社自体が銀行を持っているパターンに分けることが出来ます。

バーチャルオフィスでは、法人口座が開設できるか心配という方は銀行紹介サービスを行っている運営会社を選ぶのが良いでしょう。

登記代行

法人登記は専門家ではなくても行なえます。

もちろんご自身で行うのであれば費用はかかりません。

しかし、専門的な知識が必要なことや、初めてだと時間がかかってしまうことがあります。

ご自身のビジネスに集中するために、登記代行サービスを利用するのは理にかなっていると言えますね。

法人登記は初めてで、やり方がわからない、相談できる方がいないという場合には登記代行サービスを利用しましょう。

仕事紹介

バーチャルオフィスの中には、仕事を紹介してくれるサービスを行っている企業もあります。

ビジネスが軌道に乗るまでは、手持ち資金を潤沢に持っていたほうが安心です。

軌道に乗る前の短期間だけでも、仕事を紹介してくれるサービスはありがたいですね。

Webページ作成代行

バーチャルオフィス運営会社の中には、Webページの作成代行を行う企業もあります。

Webページはまさに企業の顔。

今や企業のホームページを作るのは、当たり前となってきています。

しかし、一から作成すると意外と時間と手間がかかってしまうことも。

Webページ代行サービスは、ご自身のビジネスにおける予算が許す限りできれば使ってみたいサービスですね。

税理士などの紹介

バーチャルオフィスの中には税理士などの専門家を紹介してくれるサービスもあります。

専門家からの助成金や、補助金等のアドバイスを受けることも可能です。

補助金を受けるためには様々な手続きが必要なため、専門家からのアドバイスが受けれるサービスは非常に人気が高いです。

また会社の経理的なことを任せることも可能です。

確定申告のときなどに慌てず対応できるため、非常にありがたいサービスと言えるでしょう。

バーチャルオフィスを利用するのが向いているケース

バーチャルオフィスを利用するのに向いているケースは以下の通りです。

特にWEB上に住所を公開したくない方には、おすすめです。

ネットショップを開設する際には、住所の公開が必須となります。

「自宅の住所をWEB上に公開しても問題ないのでは」

と思われる方もいらっしゃいますが、自宅の住所を公開するのは止めた方がいいでしょう。

例えば、自宅を訪問されたり、不審物を送りつけられるなど様々なトラブルに巻き込まれかねないからです。

また副業を開始したい方にもバーチャルオフィスはおすすめできます。

副業の規模が大きくなり、法人登記をする必要が出てくる場合があります。

その際ご自宅が賃貸の場合、賃貸物件では法人登記が出来ない場合もあるのです。

そのような様々なトラブルを回避でき、さらに都内の一等地の住所が利用できるので、バーチャルオフィスは使わないと損と言っても過言ではありません。

物理的な作業スペースを必要としない方は、バーチャルオフィスの利用をおすすめします。

バーチャルオフィスを利用するのが向いていないケース

バーチャルオフィスを利用するのが向いていないケースはどのようなものなのでしょうか。

実はバーチャルオフィスは全ての業種やビジネスモデルに適しているわけではありません。

特に、物理的な事務所や作業スペースが必要な業種、または特定の規制や要件を満たす必要がある業種では、バーチャルオフィスの利用は適していないと言えます。

向いていない業種や理由は以下のとおりです。

バーチャルオフィスは物理的なスペースをあえて提供しないサービスなので、物理的なスペースが必須の業種には向いていません。

ご自身のビジネスが、物理的なスペースを必要としているかを十分に理解することが必要でしょう。

実際バーチャルオフィスを使ってどうなのか

実際、筆者は3年前より副業を開始し、バーチャルオフィスを利用しています。

利用している感想は「全く問題なく利用できている」の一言に付きます。

当初はバーチャルオフィスの存在を知らず、自宅を事務所として登録していました。

しかし、経費の計算などが面倒で、なにかいい方法はないかと探していたところバーチャルオフィスに出会いました。

バーチャルオフィスはシンプルに経費計上できるため、契約して本当に良かったです。

またクライアントの方に、「東京の一等地にオフィスを構えているなんてすごいですね」と言われたこともありました。

コストが抑えられ、かつ普通のオフィスのように使えるため、バーチャルオフィスを皆様にもぜひ利用してほしいと思っています。

バーチャルオフィスを使い始めるタイミングとは

バーチャルオフィスを使い始めるタイミングは、3つあります。

1つ目はある程度売上が上がってきたタイミング。

売上が上がってくると、様々なクライアントとの取引も増えてきているでしょう。

更にビジネスを加速するためにも、オフィスの住所は自宅以外の場所が必要でしょう。

次に最初からバーチャルオフィスを利用する。

ビジネスを続けられるか不安という方もいらっしゃいますが、バーチャルオフィスにかかる経費は、安いものでワンコイン以下。

トラブルを避けるためにも、最初からバーチャルオフィスを利用するという選択肢は考慮すべきです。

特にネットショップを開きたい方は必須です。

最後に、オフィスのコストを抑える必要が出てきた時。

現在はテレワークなど様々な働き方が普通になってきました。

物理的なオフィスを維持する必要はなくなりつつあります。

無駄なコストを削減するために、バーチャルオフィスを利用することは賢明な選択と言えるでしょう。

バーチャルオフィスが気になる方

バーチャルオフィスには様々な運営会社があり、特徴も様々です。

実際人気が高いバーチャルオフィスをまとめてみました。

バーチャルオフィスが気になる方はぜひ参考にされてください。

まとめ

バーチャルオフィスのメリットをご紹介しました。

バーチャルオフィスは現代の働き方にあった、新しいオフィスの形と言えるでしょう。

特に副業が一般化してきた昨今。

バーチャルオフィスを使わないのは、むしろ損と言っても過言では有りません。

バーチャルオフィスの利用をぜひ検討してください。