バーチャルオフィスを使い始めたけど、利用料って経費扱いできるのかな？
初めての確定申告の前に慌てたくないので、事前準備をしておかないと・・・。
年度末は仕事も忙しいのに、確定申告の準備などに追われてしまいますよね。
本記事では、事前準備ができるように以下の項目を解説いたします。
- バーチャルオフィスとは
- バーチャルオフィスの勘定科目に使える項目
- バーチャルオフィスの勘定科目ごとに分けるポイント
バーチャルオフィスの利用料はもちろん、経費扱いできますよ。
バーチャルオフィス自体のメリットだけでなく、税務上でもお得になっちゃいます！
バーチャルオフィスの経費精算に悩まれている方は、ぜひ最後までチェックしてみてください。
バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは、仮想的にオフィスを構築するサービスです。
自宅やカフェなどで働きながら、住所や電話番号、受付や郵便物の管理などを提供してくれる会社に料金を支払うことで、オフィスに必要な機能をそろえます。
つまり実態としてのスペースの提供なく、オフィス機能だけを提供したサービスなのです。
新しいオフィスの形として、個人事業主やフリーランスなどが活用しています。
バーチャルオフィス利用料を経費にできる理由
バーチャルオフィス利用料は、事業に必要な経費として認められる場合があります。
その理由は、バーチャルオフィスが事業の拠点として機能するからです。
例えば、バーチャルオフィスの住所を名刺やホームページに記載したり、バーチャルオフィスの電話番号を取引先に伝えたりすることで、事業の信用度や知名度を高めることができます。
また、バーチャルオフィスでは、会議室やコピー機などの設備を利用したり、受付や秘書などのサポートを受けたりすることで、事業の効率化や品質向上につながります。
これらのことから、バーチャルオフィス利用料は事業に必要不可欠な経費とみなされる可能性が高いと言えます。
自宅の家賃は経費扱いにできないのか
一方、自宅の家賃は経費扱いにするのは少々複雑な処理をする必要があります。
その理由は、自宅は私的な生活空間であり、事業とは関係がないからです。
もし自宅の一部を事務所として使用している場合でも、その部分の面積や使用時間などを明確に区別する必要があります。
- 自宅の一部を明確に区分して事業専用にする
- 事業専用部分には家族や来客が立ち入らない
- 事業専用部分の面積や家賃の割合を明確に証明できる
バーチャルオフィスの費用に使える勘定科目とは
バーチャルオフィス利用料を経費にする場合、どのような勘定科目にすればよいでしょうか。
一般的には、「支払手数料」や「外注費」などが使われますが、詳しく見ていきましょう。
基本の仕訳は「支払手数料」にする
バーチャルオフィス利用料は、「支払手数料」という勘定科目に仕分けることが多いです。
「支払手数料」とは、「事業活動に必要なサービスを受けるために支払う手数料」のことです。
バーチャルオフィスは、住所や電話番号などのサービスを提供してくれる会社に対して、月額や年額で料金を支払うことになります。
したがって、バーチャルオフィスの利用料は「支払手数料」という勘定科目にするのが適切です。
シェアオフィスの場合の勘定科目
一方シェアオフィスはどのような勘定科目になるのでしょうか。
シェアオフィスとは、複数の事業者が共同でオフィススペースや設備を利用するサービスです。
シェアオフィス利用料は「賃借料」とすることが一般的です。
「賃借料」とは、「事業用の土地や建物を借りるために支払う賃料」のこと。
シェアオフィスは、事業用の建物を借りることになります。
したがって、「賃借料」という勘定科目にすることが妥当でしょう。
物理的なスペースの有無で勘定科目が変わってきますよ！
勘定科目は細かく分けたほうが良いのか？
バーチャルオフィス利用料は、できる限り細かく仕訳するほうが良いでしょう。
例えば、バーチャルオフィスのサービスには、電話代や会議室利用費など、さまざまな内容が含まれている場合があります。
それぞれのサービス内容によって、細かく勘定科目を分けることが望ましいです。
- 郵便転送費…通信費として仕訳
- 会議室利用費…会議費として仕訳
以上のように細かく勘定項目を分けると、経費の内容や性質を明確にすることができます。
細かく勘定科目を分けたほうが、経理処理や税務申告などがスムーズに行きますよ！
バーチャルオフィスの勘定科目の仕訳を簡単に行うには？
バーチャルオフィスの仕訳を簡単に行う方法として、以下のようなものがあります。
- クラウド会計ソフトを使う
- 税理士や会計事務所に依頼する
クラウド会計ソフトを使う
クラウド会計ソフトとは、インターネット上で会計処理を行えるソフトのことです。
クラウド会計ソフトを使うことで、以下のようなメリットがあります。
- スマホやタブレットからでも入力や確認ができる
- 税理士や会計事務所とのデータ共有ができる
- 経費精算や請求書発行などの機能もある
私のおすすめは、クラウド会計ソフト！
freeeを使っていますが、めちゃくちゃ使いやすいです！
税理士や会計事務所に依頼する
費用はかかりますが、最も正確なのが税理士や会計事務所に依頼することです。
バーチャルオフィスに関する最新の税制や法律に詳しく、正確な仕訳を行ってくれます。
また、税務申告や監査対応などのサポートも受けられます。
税理士などに依頼するかどうかは、自分の事業規模や予算に応じて判断しましょう。
バーチャルオフィスにおける勘定科目の際の注意点とは
バーチャルオフィス利用料の仕訳を行う際には、いくつかの注意点があります。
ここでは、「賃借料」は使わない、「外注費」も要注意という2つのポイントについて説明します。
「賃借料」は使わない
バーチャルオフィス利用料は、「支払手数料」や「賃借料」などの勘定科目にすることができますが、「賃借料」は使わないほうが良いです。
その理由は、「賃借料」は固定資産税や減価償却費などの計算に影響するからです。
「賃借料」とすると、事業用の建物を借りていることになりますが、実際にはバーチャルオフィスでは物理的な場所を独占しているわけではありません。
したがって、「賃借料」とすると、固定資産税や減価償却費などの計算が正しく行えなくなる可能性があります。
そのため、「賃借料」は避けて、「支払手数料」にすることをおすすめします。
「外注費」も要注意
バーチャルオフィスのサービスの中には、「外注費」という勘定科目に仕訳できるものもあります。
バーチャルオフィスの電話代行や受付代行などの業務が「外注費」。
これらの業務は、自分で行わなくても事業に必要なものとして認められるため、「外注費」として仕訳できます。
「外注費」は消費税がかからないため、仕訳の仕方が複雑です。
外注費で仕分ける場合も注意が必要でしょう。
おすすめのバーチャルオフィスサービス
おすすめのバーチャルオフィスは以下の通り。
なぜオススメかというと、クラウド会計ソフトをお得に使えるからです。
格安でバーチャルオフィスを利用できるので、「会計ソフトも合わせて試してみたい！」というかたには特にオススメです。
まとめ
バーチャルオフィスの勘定科目について解説いたしました。
バーチャルオフィスはコストを抑えられるため、お得に使えますが、税制上も有利になります。
しかし、初めての確定申告は戸惑うことが結構多いです。
できる限り、会計ソフトや、税理士に相談することをオススメいたします。
本サイトでは様々な観点から、バーチャルオフィスを紹介しています。
「どんなサービスがあるか気になるな」という方はぜひ下記のサイトをチェックしてみてください。
バーチャルオフィスと勘定科目についてよくある質問
- Qバーチャルオフィスの利用料は経費として計上できますか？
- A
はい、バーチャルオフィスの利用料は経費として計上できます。バーチャルオフィスは事業活動をサポートするサービスなので、利用料は事業経費として計上することができます。
- Qバーチャルオフィスの利用料をどの勘定科目で計上すれば良いのですか？
- A
バーチャルオフィスの利用料は、多くの場合「支払手数料」として計上されます。ただし、提供されるサービスの内容によっては「外注費」や「通信費」など、他の勘定科目を使用することも考えられます。具体的な計上方法は、使用している会計ソフトや税理士のアドバイスを参考に選択すると良いでしょう。
- Qバーチャルオフィスのオプションサービス（会議室利用料など）も経費として計上できますか？
- A
はい、バーチャルオフィスのオプションサービスも経費として計上することができます。例えば、会議室の利用料は「会議費」として、電話応対サービスの料金は「外注費」として計上することが考えられます。
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