【郵便物】バーチャルオフィスで事務作業が激減！トラブル事例も解説

バーチャルオフィスの主要な機能の中に、郵便物の転送というものがあります。

各社転送プランを用意していますが、「どのプランが合うかわからない」と悩む方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では、バーチャルオフィスの郵便物の取り扱いについて詳しく解説していきます。

バーチャルオフィスの郵便物の取り扱いに関して興味がある方は、ぜひ最後までご覧ください。

バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスとは、ビジネス用の住所を利用できるサービスです。

なぜビジネス用の住所が必要かというと、プライバシーの保護の観点から。

自宅をビジネスの拠点として公開することもできますが、トラブルに巻き込まれる可能性があるため避ける方が多いのです。

他にも会社としての住所を用意する方法はいくつかありますが、バーチャルオフィスが最も安価なので、利用される方が増えてきました。

　バーチャルオフィスの主なサービス内容

バーチャルオフィスの主なサービスは以下の通り。

物理的な作業スペースの提供は有りませんが、一般的にオフィスに必要とされている機能はほぼ提供されています。

全てのバーチャルオフィスが、同じ機能を備えているわけではないので、ご自身にあったサービスを探していくのが重要です。

　どんな人がバーチャルオフィスを使うのか？

バーチャルオフィスをよく利用されている方は以下の通り。

クライアントにデータを納めるような仕事をされている方と、バーチャルオフィスは相性がよいです。

仕事用の住所はバーチャルオフィス。実際の作業はご自身の好きな場所で行なえます。

バーチャルオフィスは「新しいオフィスの形」として、注目されているのです。

バーチャルオフィスにおける郵便物・宅配便のルール

バーチャルオフィスに届いた郵便物や宅配便は、基本的にバーチャルオフィスで預かる状態になります。

しかし全ての郵便物等を受け取れるわけでは有りません。

取り扱いの流れなどを確認していきましょう。

　バーチャルオフィスに届いた郵便物の取り扱い

バーチャルオフィスに届いた郵便物の取り扱いは以下の通り。

2番目に関しては、郵便物が届いた際にLINEなどで都度報告があるパターンや、ポータルサイトに入って確認するパターンなどバーチャルオフィスによって様々です。

また3番目に関して、郵便物をバーチャルオフィスに直接取りに行くことができない場合もあるので注意が必要です。

　バーチャルオフィスで受け取れない荷物の例

バーチャルオフィスで受け取れない荷物は以下の通り。

直接本人に手渡さないといけないものは、バーチャルオフィスでは引き受けられないところが多いです。

受け取れない荷物がバーチャルオフィスに届いた場合は、不在票を利用者に通知します。

その後利用者が宅配会社と連絡をとり、再配達をしてもらいます。

バーチャルオフィスのおすすめの転送頻度

バーチャルオフィスに届いた郵便物は、転送してもらえることがわかりました。

それではどれくらいの転送頻度が良いのか、また転送における注意点を確認していきましょう。

郵便物の転送頻度は？　

郵便物の転送は、月一回まとめて転送してもらうのがおすすめです。

郵便物が届いた都度に転送してもらうプランもあるのですが、費用と作業の煩雑さからおすすめできません。

郵便物があまりない場合は、月一回でも十分でしょう。

しかしある程度郵便物がある場合は、郵便物の遅延が発生し、クライアントに迷惑がかかる場合もあるため注意が必要です。

どの程度郵便物が届くかで、転送頻度のプランや運営会社を決めたほうが良いですね。

転送に費用がかかる場合があるので注意

バーチャルオフィスの中には転送に費用がかかる場合もあります。

基本料金は安くても、頻繁に郵便物のやり取りをする場合は、高く付いてしまう場合があるので注意しましょう。

バーチャルオフィスの郵便物のサービス

バーチャルオフィスの郵便物を管理する際に便利なサービスを各運営会社が提供していきます。

代表的なものは以下の通り。

内容を詳しく紹介していきます。

写真でお知らせ

写真で郵便物の到着をお知らせするサービスは、様々なバーチャルオフィスが展開しています。

例えば「GMOオフィスサポート」。

オプション料金として1,100円必要ですが、「誰から」「どんな」郵便物が届いたかすぐわかり、急いで転送してもらうかの判断が付きます。

また必要のない郵便物ならば破棄してもらうこともできるため、郵便物の管理が非常に楽になるのです。

郵便物の処理の正確性を上げるためには、写真で確認するのが非常に有効です。

LINEでお知らせ

郵便物の中身をLINEでお知らせするサービスです。

郵便物の連絡は、ポータルサイトやアプリで通知されることが多いです。

ただ、ポータルサイトを開く、またアプリを開くのを忘れてしまうという方もいらっしゃいます。

普段から使っているLINEで郵便物を管理できるのは、非常に楽なのです。

LINEでお知らせしてくれるサービスを展開しているのは、「PocketOffice（ポケットオフィス）」。

特にオプション料金も必要ないので、気軽に使えますね。

即時転送

必要な郵便物を即時転送してくれるサービスです。

郵便物の中には、すぐに手元に必要なケースもあるでしょう。

ポータルサイトやアプリ、LINE郵便物を確認し、必要だと思う郵便物を即時転送します。

ただし、即時転送には費用がかかることが多いです。

決められた転送頻度以外の転送は、費用が高額になるケースもあるため注意しましょう。

郵便物のスキャン

郵便物を開封し、中身をデータ化してもらえるサービスです。

書類をスキャンし、PDF化され送付されます。

郵便物のスキャンを行っている業者は「NAWABARI」。

オプション料金はかかりますが、全てデータでいただけるので、事務処理の効率も上がるでしょう。

バーチャルオフィスの郵便物における注意点やリスク

バーチャルオフィスの郵便物の転送サービスは、大変便利ですが注意点やリスクも存在します。

主なものを確認していきましょう。

現金書留や本人限定郵便は不在票対応

バーチャルオフィスの拠点では、本人確認が必要な郵便物は受け取ることができません。

一般的に、バーチャルオフィスに受け取りができない郵便物が届いた場合「不在票」で対応し、本人が運送会社と連絡を取ります。

「現金書留が受け取れない」訳ではないので安心してください。

しかし、不在票を元に、運送業者と連絡を取らないといけないので手間がかかってしまうのに注意しましょう。

郵便物の遅延に注意

郵便物の遅延にも注意が必要です。

バーチャルオフィスは定期的なスパンで、郵便物を転送します。

ポータルサイトなどで郵便物の中身を確認したつもりになっていても、実際届くまでに時間がかかり、クライアントに迷惑がかかってしまうなどのトラブルは発生しかねません。

請求書は電子データで扱うなど、郵便物に頼らない仕組みづくりも必要かもしれません。

郵便物に関するおすすめのバーチャルオフィス

ここからは、郵便物のやり取りが多い方におすすめのバーチャルオフィスをご紹介します。

　ワンストップビジネスセンター

郵便物のやりとりが多いかたは、ワンストップビジネスセンターをおすすめします。

週一回の郵便物の転送費用が、月額利用料金に含まれているからです。

決して格安のバーチャルオフィスというわけでは有りませんが、郵便物のやり取りが多い場合はワンストップビジネスセンターのほうが安くつくこともあるでしょう。

老舗の運営会社であり、信頼感もあるため、長く付き合っていくにはおすすめのバーチャルオフィスです。

METSオフィス　

METSオフィスは、最安値クラスの月額料金を提供しているバーチャルオフィスです。

月額料金に目が行きがちですが、郵便のサービスも非常に優秀。

法人登記も可能なプランに月一回の転送費用も含まれているのです。

他の運営会社でここまできめ細やかなサービスを行っているところは、あまりありません。

コストにこだわりたい方や、余計な費用を払いたくないという方は、METSオフィスがおすすめできます。

まとめ

バーチャルオフィスと郵便のサービスについて解説いたしました。

郵便物の転送は便利な半面、費用がかかったり、郵便物の遅配のリスクなどがあるのは事実。

ご自身のビジネスで郵便物がどれくらい発生するかは、慎重に判断する必要があるでしょう。

当サイトは郵便物以外にも、独自の視点から様々なバーチャルオフィスを紹介しています。

他のバーチャルオフィスが気になるという方は、下のサイトよりチェックしてみてください。

バーチャルオフィスの郵便物に関するQ&A