バーチャルオフィスのリスクとは？最新のトラブル事例も交えて解説！

こんな不安な気持ちを本記事で解消いたします。

バーチャルオフィスは正しく使えば安心です。

メリットが多いので、多くの人におすすめできます。

ただし、比較的新しいサービスのため、トラブル事例があるのも事実です。

バーチャルオフィスを使う前にトラブル事例を知っておきたいと思われる方は、ぜひ本記事を参考にしてください。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、実際のワークスペース以外の機能を提供するサービスです。

どのようなサービスなのか詳しく確認していきましょう。

実際の業務スペースがないオフィス

バーチャルオフィスのメインのサービスは、住所の利用が出来る点です。

運営会社が提供する住所を、複数の利用者が利用するのがバーチャルオフィスの特徴です。

住所が利用できるメリットは以下の通り。

レンタルオフィスとの違い

レンタルオフィスとの違いは以下の通り。

コストに関しては、バーチャルオフィスのほうが圧倒的に抑えられます。物理的なスペースの提供がない分、コストを抑えたサービスを提供しています。

バーチャルオフィスには物理的なスペースはありません。何らかの事情で自宅で仕事ができない場合はレンタルオフィスを利用したほうがメリットを享受できそうですね。

またバーチャルオフィスはレンタルオフィスと違って、オフィスの実態がないため、銀行や公的機関からの信用が低い傾向があります。

バーチャルオフィスのリスクとは

バーチャルオフィスのリスクは以下の通り。

リスクについて、詳しく確認していきましょう。

法人登記できない場合がある

バーチャルオフィスは住所だけの利用で、実態のあるオフィスとしての住所があるわけではありません。

そのため許認可が下りない業種もあるのです。

特に古物商は注意が必要です。

最近の副業ブームで「せどり」という副業を行う方が増えてきています。

せどりを行うためには、必ずしも古物商の免許を得る必要はありません。

しかし、売上額があまりにも大きくなりすぎると確定申告時にトラブルになるので、古物商を取る方も増えています。

バーチャルオフィスでも古物商の認可が降りるかというと、ほぼ下りないという点に注意しましょう。

事務作業などを行う実態のあるスペースの設置が許認可の条件だからです。

その他の業種も実態のあるスペースが許認可の要件なので、上記の業種に該当する方は、バーチャルオフィス以外の方法を検討しましょう。

銀行口座が作りにくい

バーチャルオフィスの住所では、銀行口座が作りにくいというリスクもあります。

厳密に言うと作れないわけではありませんが、厳しく審査されてしまいます。

なぜ厳しく審査されるかというと「犯罪収益移転防止法」という法律があるからです。

バーチャルオフィスは安価で、他のオフィスに比べると契約しやすいため、かつて詐欺集団や犯罪集団に利用されたことがあります。

法人口座をいわゆる、マネーロンダリングなどの資金洗浄に使ったことがあるのです。

上記のような背景から、金融機関も厳しく審査をせざるを得ず、そもそもバーチャルオフィスでは法人口座が作れないという所もあります。

クライアントなどにバーチャルオフィスだと知られてしまう

バーチャルオフィスは、ビジネス街の一等地の住所を利用できます。

ビジネス街の一等地はクライアントからの印象もよく、企業としての信頼を獲得できる効果もあるでしょう。

しかし利用しているのがバーチャルオフィスと知られてしまうと、一気に印象が悪くなる場合があります。

バーチャルオフィスを利用しているからといって、クライアントからの信頼を失うわけではありません。

隠して使っているのをバレたときが、リスクにつながるのです。

クライアントとの打ち合わせのときに、それとなくバーチャルオフィスを使っていることを伝えるのが、リスクを回避する方法の一つですね。

バーチャルオフィスのトラブル事例

ここからはバーチャルオフィスで起きた、実際のトラブル事例を確認していきましょう。

住所を違法な会社が使っていた

以下のニュースが比較的新しい報道です。

「商品の買い取りというサービスを体裁にした新手のヤミ金」専門家が問題提起する『先払い買い取り』とは？集団提訴へ

MBSニュースより引用

この買取業者の利用してた拠点が、バーチャルオフィスです。

買い取り業者という体を取っていますが、違法な貸付を疑われています。

バーチャルオフィスは利用しやすいため、あの手この手で悪徳業者が悪用しようと試みています。

万が一、悪徳業者が利用していた住所を、自分の会社が使っていたら、クライアントはどう思うでしょうか。

同じ住所であるというだけで、誤解を与えかねません。

同じ住所を安く利用できるというのはメリットですが、トラブルに巻き込まれやすいというリスクも把握する必要があります。

郵便物の誤送、遅配

1枚の書類受取で起きたトラブル：
・先方が郵便ではなく宅配便（佐川急便）で送ってしまう
・村田はバーチャルオフィスの為、宅配物が届かず
・佐川急便の担当、なぜか隣の中国人入居者に書類受渡し
・なぜか中国人入居者も受取る
・中国人、書類と共に帰国
・村田書類届かず激おこ
・佐川さん激焦り

— Shin🔺Cyberstella (@Shinnosukee07) September 18, 2019

実体のないバーチャルオフィスで警戒しないといけないリスクの一つが、郵便物のトラブルです。

バーチャルオフィスには郵便物の転送サービスもありますが、転送が遅れて、支払い関係が遅れてしまうということもあります。

頻繁に郵便物の遣り取りをするならば、バーチャルオフィスの運営会社のサービスをしっかり確認することが必要です。

料金が想定以上に高い

バーチャルオフィスはきちんとサービス内容を吟味しないと、意外と高くついたというリスクにつながりかねません。

• 郵便物の転送頻度
• 電話の応対
• 法人登記の有無

上記のなかで、ご自身のビジネスに必要なのはどれかをしっかり吟味しましょう。

最安値クラスで利用できるのは、住所の利用だけということもあるので注意が必要です。

物理的なスペースがどうしても必要になってしまった

荷物を置くスペースが必要になったときも、トラブルにつながります。

例えば、ご自身が海外に拠点を移さなくてはいけなくなってしまった場合です。

バーチャルオフィスに荷物を保管するサービスはありませんので、貸倉庫などを別途契約する必要がでてきてしまいます。

副業が会社にバレた

副業は徐々に認められつつありますが、バレてしまうと会社からペナルティを受けるかもしれません。

バーチャルオフィスを利用していて、副業がバレてしまうケースもあります。

なぜなら会社の概要に、住所や代表者名を記載する必要があるからです。

会社に副業を行っていることがバレないようにするには以下のことを注意しましょう。

副業をやっていると、どうしても誰かに認めてもらいたくなってしまいます。

その気持ちすごくわかります。

軽い雑談で取り上げた話で、副業がバレてしまったというのはよくある話です。

また住民税の額で、副業がバレてしまうこともあるので、給与から天引きされる特別徴収から、ご自身で住民税を納付する、特別徴収に切り替えましょう。

バーチャルオフィスにおけるリスクの回避方法

バーチャルオフィスにおけるリスクは様々ですが、しっかり対策すればリスクを回避できます。

どのような回避方法があるか確認していきましょう。

利用したいプランの確認

利用したいプランの確認は、「以外に料金が高かった」というリスクを回避できます。

例えば電話番号。

クライアントと連絡をとるのは、ご自身の携帯電話で十分という方もいらっしゃいます。

ご自身のビジネスに最適なプランを検討し、バーチャルオフィスを契約すると料金が高くなるリスクを回避できるでしょう。

業種の確認

開業しようと思うビジネスが、実体としてのオフィスが必要かどうかは確かめる必要があります。

許認可の問題以外にも、作業スペースがないと開業できない業種もあります。

• 調理を行う飲食業
• 診察を行うクリニック

などです。

バーチャルオフィスを利用できる業種なのかを事前に確認するようにしましょう。

運営会社の確認

バーチャルオフィスのもう一つのリスクは、運営会社がバーチャルオフィスのサービスをやめてしまうことです。

サービスを止めてしまうと、また１からビジネスの拠点を探さないといけません。

そのため、信頼できる運営会社のサービスを利用しましょう。

見分けるポイントは以下の通り。

以上のどれかに当てはまるバーチャルオフィスを利用しましょう。

おすすめのバーチャルオフィスサービス

おすすめのバーチャルオフィスは以下の通り。

以上の運営会社から、自分の使いたいサービスを選べば間違いないでしょう。

まとめ 

バーチャルオフィスのリスクを解説いたしました。

バーチャルオフィスにはリスクやトラブルは確かに存在します。

しかし正しく使えば、ご自身のビジネスを拡大させるのに大きく役立つでしょう。

もし少しでもバーチャルオフィスに興味が出てきたという方は、ぜひ下記のページを御覧ください。

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バーチャルオフィスのリスクに関するQ＆A